一場展會能否成功，關鍵在于是否具有一個優秀的展會策劃方案。因為它不僅體現了展會組織者組織展會的目的，更重要的是能夠借此吸引廣大商家參展，這就是其意義所在。由此可見，展會策劃方案具有不可忽視的重要作用。對展會主辦方來說，一個優秀的展會策劃方案要把握好以下幾個關鍵點：
一、充分體現高度
這里所說的“高度”專指符合政策。組織一個展會，組織者首先看到是它的市場潛力，但你所看見的“市場”，能不能開發，怎么能讓它開發，就要靠“政策”來衡量和把握。這個時候，就需要組織者充分查閱相關國家文件規定，把國家對該展會涉及到的產業發展態度和意見該引用的引用，該轉述的轉述，該進一步理解的進一步理解。通過“引用”、“轉述”、“理解”等方式，讓展會策劃方案合法化、合理化、合情化。因為合法，說明國家允許，有關部門就沒有理由阻攔;因為合理，說明展會應該組織，應該搞;因為合情，符合當地發展狀況，對產業發展，對經濟發展有利，說明有關部門應該積極提供支持。因而，展會的“高度”很重要。
二、解決“市場”問題
這是一個展會成功策劃的核心。參展商參加這個展會有何收益，有什么樣的回報?專業觀眾到會又有什么樣的收獲和價值?整個策劃方案可以說要圍繞這個核心來組織，并通過方案巧妙地解疑釋惑。
對一個展會來說，參展商關注的市場，最核心的是有一定目標數量的專業觀眾(采購商、經銷商、產品使用者等)與會。至于說這個展會有多大的客流量，他們并不關心。或許有人會問，為什么這么說?與會圈外人士多了，問這問那的自然就多了，參展商不僅費口舌，而且還影響與真正有意向的專業人士交流、洽談。參展商接觸這樣的人多了，自然十分勞累，萬一此時再與專業人士交流，難免容易出現精神不濟而影響工作。大量的非專業人士與會，造成如此不必要的浪費更大更多，參展商不僅不會有收益，還會大大增加參展成本。
針對這個問題，展會組織者要在策劃方案中表明如下幾個關鍵點解決方案：對展會的宣傳力度、影響力度、號召力度;展會的專業化程度。如保證專業觀眾與會的組織手段、途徑、方式，歷屆展會專業觀眾統計信息、購銷信息等;展會的權威性。組織者的地位與影響、該展會在業界的口碑與影響、與會專業人士以及領導、專家的分量等。
三、注意法律問題
現在會展市場不太規范，而且多數承辦展會的機構屬民營個體企業。這些企業為了實現利益最大化，在各種展會宣傳資料和宣傳活動推介中，虛夸展會規模、影響，虛報展會數字，虛列來頭大的中央、省、市政府部門和機構等為展會支持單位，向參展商、與會觀眾等虛承諾其他服務項目等，這些都是不良事件的由頭和導火索，十分容易引發雙方紛爭，激化矛盾。如果展會組織者對此類問題處理不當、不及時，就極有可能被訴諸法律。所以，做一個優秀的展會策劃方案，文字表述非常重要，既要充分表達組織者的戰略意圖，又不能留下任何不良把柄或痕跡。
此外，現在的展會越來越多，一個好的展會策劃方案還得有與眾不同的創意，才能吸引更多的參展商，做到獨領風騷。